Pagina opties

Groter
A A

Evenement organiseren

  • Afspraak maken

    Wilt u meer informatie of een afspraak maken? Neem dan telefonisch contact met ons op via 0497 - 361 636 of maak een afspraak via het contactformulier.

    Vergunningen en meldingen worden behandeld door Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) de Kempen. Dit is een afdeling van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK) en is gevestigd in het gemeentehuis van Eersel, Dijk 15.

  • Wat kost het?

    Voor een evenement zijn geen kosten verschuldigd.

    Aan bijkomende toestemmingen kunnen wel kosten zijn verbonden. Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een:

    • aanvraag om ontheffing geluidhinder als bedoeld in artikel 4:6 van de Algemene Plaatselijke Verordening bedraagt € 0,00;
    • een aanvraag voor het plaatsen van tijdelijke reclame als bedoeld in artikel 2:10 van de Algemene Plaatselijke Verordening bedraagt € 15,00;
    • aanvraag om ontheffing voor het schenken van alcohol als bedoeld in artikel 35 van de Drank- en Horecawet bedraagt € 18,50;
    • aanvraag om ontheffing voor het houden van recreatief nachtverblijf als bedoeld in artikel 4:18 van de Algemene Plaatselijke Verordening bedraagt € 0,00.

  • Digitaal aanvragen

    U kunt de volgende formulieren invullen voor het aanvragen van een evenement. De PDF formulieren kunt u na het invullen mailen naar vergunningen@kempengemeenten.nl

  • Wat is het?

    Als u een evenement wilt organiseren, hebt u een vergunning nodig van de gemeente. Dit geldt bijvoorbeeld voor een braderie, kermis, optocht of festival. Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente vaak al genoeg.

    De gemeente verleent de vergunning (of aanvaardt de melding) onder specifieke voorwaarden. De informatie en het formulier op deze pagina voor de aanvraag voor een evenementenvergunning of een melding evenement is bestemd voor burgers en bedrijven.

  • Hoe werkt het?

    De gemeente kan de vergunning of melding - onder meer - weigeren in het belang van:

    1. De openbare orde.
    2. Het voorkómen of beperken van overlast.
    3. De verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen.
    4. De zedelijkheid of gezondheid.

    Aan een vergunning/melding kunnen voorschriften worden verbonden.

  • Algemene informatie

    Hoe lang mag het evenement doorgaan?

    Het evenement mag uiterlijk tot 01.00 uur duren.

    Mogen er borden worden geplaatst om het evenement aan te kondigen?

    Als reclameborden langs de weg moeten worden geplaatst moet daarvoor vergunning worden aangevraagd. Aan deze vergunning worden voorwaarden verbonden. Er wordt bepaald hoeveel borden er geplaatst mogen worden en in welke periode. De gemeente bepaalt waar de borden mogen staan. De organisator moet daarvoor tijdig contact met hem opnemen. Meer informatie Kijk ook bij.

    Hoe staat het met verkeersmaatregelen?

    Als er een evenement plaatsvindt, kan het nodig zijn om tijdelijke verkeersmaatregelen te nemen. Bijvoorbeeld als voor het evenement gebruik wordt gemaakt van de openbare weg of als er veel verkeer wordt verwacht. Voor het afsluiten van wegen is toestemming nodig van de wegbeheerder. In de meeste gevallen is dat de gemeente.
    De organisator van het evenement moet de direct omwonenden informeren, zorgen voor een goede bewegwijzering en het parkeren regelen. Meer informatie Kijk ook bij.

    Gemeentelijk materiaal nodig?

    Mogelijk kunt u bij uw evenement gebruik maken van gemeentelijke materialen, zoals dranghekken, hesjes voor verkeersregelaars, afvalcontainers en verkeersmaterialen. U kunt hiervoor een het formulier: Formulier ingebruikname materialen gemeente Bladel invullen. Staat onder de tab: Digitaal aanvragen.  Tijdens het invullen van het formulier dient een kopie van uw evenementenvergunning toe te voegen voor u het kunt verzenden..

    De materialen dienen op vrijdag te worden opgehaald (tussen 10:00 en 11:00 uur) en op maandag te worden teruggebracht (tussen 10:00 en 11:00 uur).

    Dranghekken

    Momenteel is er één aanhangwagen en op korte termijn is een tweede aanhangwagen beschikbaar. Op beide aanhangwagens kunnen 40 dranghekken worden geplaatst. De dranghekken staan op een aanhangwagen zodra ze worden opgehaald. De dranghekken dienen bij inlevering weer zo op de aanhangwagen zijn geplaatst zoals ze ook zijn opgehaald.

    Andere materialen en/of meer dan 80 dranghekken?

    Indien u meer dan 80 dranghekken en/of afvalcontainers en verkeersmaterialen nodig heeft, dient u zelf voor deugdelijk transport ervan te zorgen. Ter voorkoming van beschadigingen mogen de materialen niet op elkaar gestapeld worden. Verder moet u de materialen zelf laden en lossen. De materialen geven wij niet mee indien het vervoer niet voldoet. Afvalbakken moeten leeg en schoon worden teruggebracht.

    Zijn er speciale voorschriften voor brandveiligheid?

    De eisen die worden gesteld aan de brandveiligheid zijn onder andere afhankelijk van het soort evenement, het aantal te verwachten bezoekers en de plaats waar het wordt gehouden. Hierover vindt overleg plaats met de brandweer. De brandveiligheidseisen worden vermeld in de vergunning.

    Mag er tijdens een evenement muziek worden gemaakt?

    Burgemeester en wethouders kunnen toestemming geven om tijdens een evenement muziek te (laten) maken.
    In een toestemming wordt altijd een eindtijd voor muziek opgenomen. Voor evenementen in de openlucht is bepaald dat de muziek een half uur vóór het vastgestelde sluitingsuur van het evenement moet stoppen. Onder het begrip openlucht vallen ook tenten en andere bouwsels, die niet of nauwelijks het geluid absorberen. Als er klachten komen over geluidsoverlast, moet het geluidsniveau op aanwijzing van ambtenaren van politie of gemeente direct worden bijgesteld op een door hen te bepalen niveau.

    Mogen alcoholhoudende dranken worden verstrekt?

    Bij een evenement mag niet zondermeer alcoholhoudende drank worden verstrekt. Voor het verkopen van alcoholhoudende dranken moet bij de burgemeester een ontheffing worden gevraagd. De burgemeester kan deze ontheffing verlenen aan een persoon die beschikt over een bewijs van kennis en inzicht in sociale hygiëne. Meer informatie Kijk ook bij.

    Iets aansluiten op de riolering

    Onze gemeente beschikt op veel plaatsen over een ‘gescheiden’ rioolstelsel. Bij een gescheiden stelsel worden twee rioolbuizen aangelegd. Eén rioolbuis voor het verzamelen en afvoeren van het schoon (regen)water naar open water en één voor het verzamelen en afvoeren van het huishoudelijke afvalwater naar waterzuivering. Hierdoor wordt voorkomen dat relatief schoon regenwater in het rioolstelsel en in de rioolwaterzuivering terechtkomt. Het schoonwatersysteem is erg kwetsbaar. Op het schoonwater riool mag geen vervuild water worden geloosd. Afvoeren van tapinstallaties, toiletunits e.d. moeten op een vuilwater afvoer worden aangesloten of worden opgevangen. Neem daarom eerst contact op met het team Openbare Werken.

    Wordt bekendgemaakt voor welke evenementen vergunning is verleend?

    Op de pagina’s met gemeentelijke informatie in de Kempenaer wordt (wekelijks) gepubliceerd aan wie vergunning is verleend, voor welk evenement en waar en wanneer het wordt gehouden.

    Waar kan ik tijdens een evenement terecht met een klacht over het evenement?

    Het kan gebeuren dat u geluidsoverlast ondervindt bij evenementen. U kunt hierover een klacht/melding indienen via de Provinciale Milieuklachtencentrale.

    Waar kan ik hulp krijgen bij het organiseren van een evenement?

    Je wilt een evenement organiseren. Hoe pak je dat aan? Wat moet je regelen? Wat is je stappenplan? Heb je een vergunning nodig? Welk risico loop je? Hoe maak je een veiligheidsplan? Hoe zorg je dat je de mensen, materialen en middelen goed organiseert? De Evenementenhelpdesk heeft de antwoorden. Zij kunnen je op weg helpen. Je kunt hun checklists, stappenplan en tips gebruiken. Het gebruik van de Evenementenhelpdesk is gratis en te bereiken via www.evenementenhelpdesk.nl.

    Verkeersregelaars

    De Regeling Verkeersregelaars 2009 bevat regelgeving met betrekking tot het aanstellen van verkeersregelaars bij evenementen. Verkeersregelaars worden na het volgen van een e-instructie voor een periode van een jaar opgenomen in een database. Alleen personen die in de database zijn vermeld kunnen aangesteld worden als verkeersregelaar bij evenementen. Dit kan voor 1 evenement binnen het jaar na het volgen van de e-instructie, maar ook voor meerdere evenementen.

    Evenementenverkeersregelaars zijn nodig als voor een evenement verkeersregelend opgetreden moet worden en daarvoor met het toepassen van andere verkeersmaatregelen de veiligheid onvoldoende kan worden gegarandeerd. De gemeente en de politie beoordelen het evenement hierop bij de aanvraag of melding voor het evenement.

    Instructie

    Voor aanstelling als evenementenverkeersregelaar moet een e-instructie zijn gevolgd. Voor elke specifieke inzet bij een evenement moeten de verkeersregelaars een specifiek daarop toegesneden instructie volgen.

    Leeftijd verkeersregelaar

    Om voor aanstelling als evenementenverkeersregelaar in aanmerking te komen moet de betreffende persoon minimaal 16 jaar oud zijn. Evenementenverkeersregelaars die jonger zijn dan 18 jaar mogen bij de uitoefening van hun taak slechts ingezet worden op wegen waar niet sneller wordt gereden dan 50 km per uur en als ter plaatse bij duisternis of slecht zicht voldoende openbare straatverlichting aanwezig is.

    Aanstelling

    Evenementenverkeersregelaars worden aangesteld door de burgemeester van de gemeente waar de het evenement plaatsvindt. De aanstelling van evenementenverkeersregelaars gebeurt voor een periode van ten hoogste 12 maanden na volgen van de instructie en wordt vastgelegd in een aanstellingsbesluit. Uitsluitend personen die voorkomen in de database kunnen worden aangesteld.

    Bij gemeentegrens overschrijdende evenementen binnen de gemeenten Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden heeft de burgemeester van de gemeente waar het evenement wordt georganiseerd het mandaat van de andere burgemeesters om ook namens hen verkeersregelaars aan te stellen.

    Jas/hes

    Tijdens de uitoefening van hun taak dragen evenementenverkeersregelaars voor de duur van hun werkzaamheden een jas of hes. Deze jas of hes moet voldoen aan de omschrijving in bijlage 2 van de Regeling Verkeersregelaars 2009.

    Toezicht door politie

    Evenementenverkeersregelaars oefenen hun taak uit onder direct toezicht van de politie.

    Verzekering

    Zowel in de gemeente Bladel woonachtige vrijwilligers van de organisatie van het evenement als daar woonachtige vrijwillige verkeersregelaars vallen onder de collectiviteitverzekering.

    Procedure

    Organisaties moeten zelf een lijst met namen van verkeersregelaars die bij hun evenement op gaan treden aandragen bij de gemeente. Dit moeten allemaal personen zijn die de e-instructie hebben gevolgd en dus zijn opgenomen in de database. De gemeente checkt of de opgegeven personen voorkomen in de database. Voor de personen die zijn opgenomen in de database maakt de gemeente een aanstellingsbesluit. Het aanstellingsbesluit geldt per evenement.

    Verantwoordelijkheid

    Het volgen van de e-learningmodule staat los van de gemeente. De gemeente is verantwoordelijk voor het afgeven van een vergunning en het aanstellen van de verkeersregelaars. De gemeente is afhankelijk van het moment dat de aanvraag voor een aanstellingspas en/of evenement wordt ingediend.

    Heeft u vragen?

    Meer informatie kunt u vinden op de website van de Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL): www.verkeersregelaarsexamen.nl of via het telefoonnummer van de SVNL is 0900 - 82 00 360. Mocht u vragen hebben over de evenementenvergunning of de aanstelling, dan kunt u contact opnemen met de gemeente Bladel.

    Verzekeringen

    Indien door uw organisatie een evenement wordt georganiseerd, bent u verantwoordelijk voor dit evenement. Op het gebied van verzekeringen adviseren wij u het volgende:

    • aansprakelijkheidsverzekering: het minimale dat u als vereniging of stichting moet doen, is het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering;
    • vrijwilligersverzekering: als u bij uw evenement gebruik maakt van vrijwilligers, zijn deze veelal verzekering via de vrijwilligersverzekering van de gemeente. Vanwege de specifieke situaties per organisatie is het verstandig om vooraf contact op te nemen met de verzekeraar of dit gedekt is (zie hiervoor de website van de gemeente);
    • evenementenverzekering: deze verzekering sluit u af als u zich wil verzekeren tegen de financiële risico’s die u loopt als een evenement moet worden onderbroken, uitgesteld of afgelast.
  • Wat moet ik doen?

    De gemeente heeft tijd nodig om het evenement af te stemmen met politie, brandweer en eventueel andere organisaties. Het is daarom belangrijk dat de vergunning ruim van tevoren wordt aangevraagd. Voor alle vergunningsplichtige evenementen geldt dat de aanvraag minimaal 8 weken voor de start van het evenement ingediend moet worden. Voor de hele grote evenementen moet de aanvraag minimaal 26 weken voor de start van het evenement ingediend worden. Voor meldingsplichtige evenementen geldt dat de melding minimaal 4 weken voor de start van het evenement ingediend moet worden.

    Beslist de gemeente negatief op uw aanvraag? Dan heeft u de mogelijkheid om binnen zes weken na verzending van het besluit een bezwaarschrift in te dienen.

    Andere vergunningen of ontheffingen

    Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een parkeerontheffing of ontheffingen voor het schenken van alcohol of het afsteken van vuurwerk.

  • Wat moet ik meenemen?

    Op het aanvraag- en meldingsformulier staat welke bijlagen bij de aanvraag/melding gevoegd moeten worden.

  • Regelgeving